SELENDİ BELEDİYESİ
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
Kişisel verilerin korunması, Selendi Belediyesi’nin
( “Belediye”) en önemli öncelikleri arasında olup, bu hususta yürürlükte
bulunan tüm mevzuata uygun davranmak için azami gayret gösterilmektedir. İşbu
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) ile Belediyemizce işlenen
kişisel verilerin teknik ve idari açıdan korunması, kişisel verilerin işlenme
şartlarının ortadan kalkması halinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
(“Kanun”) ile ilgili diğer yasal düzenlemelerde yer alan hükümlere uygun olarak
imhası sağlanmaktadır.
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
(“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” ya da
“Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli
Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok
Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”)
uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve veri sahiplerini silme, yok etme
ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri
sorumlusu sıfatıyla Belediyemizce hazırlanmıştır.
1.3. KAPSAM
Vatandaşlar, kurum çalışanları, stajyer ve
sözleşmeli personeller, çalışan adayları, hizmet sağlayıcılar, ziyaretçiler ve
diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup kurumun
sahip olduğu ya da kurumca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt
ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde uygulanır.
BELEDİYE: |
Selendi
Belediyesi |
AÇIK RIZA: |
Belirli bir konuya ilişkin,
bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
ANONİM HALE GETİRME: |
Kişisel
verinin, kişisel veri niteliği kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı
şekilde değiştirilmesidir. Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb.
tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale
getirilmesi. |
KİŞİSEL VERİ: |
Kimliği
belirli ve belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla
tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örn:
ad-soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka
hesap numarası vb. |
ELEKTRONİK ORTAM: |
Kişisel
verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği,
değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar. |
ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAM: |
Elektronik ortamların dışında kalan tüm
yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar |
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ: |
Irk,
etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar,
kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza
mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve
genetik veriler özel nitelikli verilerdir. |
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ: |
Kişisel
verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt
sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi,
kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden
düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle
getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler
üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
VERİ SORUMLUSU: |
Kişisel
verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik
bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten gerçek veya tüzel
kişiyi ifade eder |
VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU: |
İlgili
Kişinin, KVK Kanunu’nun 11. maddesinde yer alan haklarına ilişkin
başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu. |
ANAYASA: |
9 Kasım
1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan;7 Kasım 1982 tarihli
2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası |
KVK KANUNU: |
7 Nisan
2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli
ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
POLİTİKA: |
Belediye
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası |
AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN YERİNE
GETİRİLMESİNDE UYULACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA TEBLİĞ: |
10 Mart
2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren
Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar
Hakkında Tebliğ. |
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI: |
Kişisel
Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi, Anonim Hale Getirilmesi Hakkında
Yönetmelik gereğince, Belediye tarafından kişisel verilerin işlendikleri amaç
için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim
hale getirme işlemi için dayanak yapılmış olan politika |
İMHA: |
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi
veya anonim hale getirilmesi. |
İLGİLİ KULLANICI: |
Verilerin
teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya
da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri
sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen
kişiler. |
İLGİLİ KİŞİ: |
Kişisel
verisi işlenen gerçek kişi. |
KAYIT ORTAMI: |
Tamamen
veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası
olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu
her türlü ortam. |
PERİYODİK İMHA: |
Kanunda
yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması
durumunda tekrar eden aralıklarla gerçekleştirilecek silme, yok etme veya
anonim hale getirme işlemi. |
KAYITLI ELEKTRONİK POSTA (KEP): |
Her
türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarınızı gönderdiğiniz biçimde
koruyan, alıcının kim olduğunu kesin olarak tespit eden, içeriğin kesinlikle
değişmemesini ve içeriği yasal geçerli ve güvenli, kesin delil haline getiren
sistemdir. |
VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ: |
Veri
sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde
kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından
oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi. |
YÖNETMELİK: |
28 Ekim
2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok
Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |
2.2.YETKİ
VE SORUMLULUKLAR
Kurum içerisinde Kanun, Yönetmelik ve Politika
ile belirtilen verinin imhasına dair gereklerin yerine getirilmesinde tüm
çalışanlar, danışmanlar, dış hizmet sağlayıcıları ve diğer surette kurum
nezdinde kişisel veri saklayan ve işleyen herkes bu gerekleri yerine
getirmekten sorumludur.
Her iş birimi kendi iş süreçlerinde ürettiği
veriyi saklamak ve korumakla yükümlüdür.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu ile yapılan
tebligat veya yazışmaları veri sorumlusu adına tebellüğ veya kabul etme ve
sicile kayıt gibi işlemlerin sorumluluğu “Veri Sorumlusu İrtibat Kişi” sindedir.
2.3.KİŞİSEL
VERİLERİN BULUNDUĞU ORTAMALAR
Kişisel veriler, Belediyemiz
tarafından aşağıda belirtilen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir
şekilde saklanır.
Elektronik
Ortamlar |
Elektronik
Olmayan Ortamlar |
|
|
SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN
AÇIKLAMALAR
Belediyemiz tarafından; vatandaşlar,
çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide
bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait
kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama
ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
3.1. SAKLAMAYA İLİŞKİN
AÇIKLAMALAR
Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin
işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin
işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta
öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi
gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme
şartları sayılmıştır. Buna göre, Belediyemiz faaliyetleri çerçevesinde kişisel
veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar
saklanır.
3.1.1. Saklamayı Gerektiren
Hukuki Sebepler
Belediyemiz faaliyetleri çerçevesinde işlenen
kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu
kapsamda kişisel veriler;
çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar
saklanmaktadır.
3.1.2. Saklamayı Gerektiren İşleme
Amaçları
Belediyemiz, faaliyetleri çerçevesinde
işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklamaktadır:
·
Belediyemiz
tarafından sunulan hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli
çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapabilmek,
·
Kurumsal web
sitemiz ve mobil uygulamalar üzerindeki e-belediye faaliyetlerinin yürütülmesi,
·
Elektronik ortam
ve platformlarda (internet/e-belediye vs.) veya kâğıt ortamında işleme dayanak
olacak tüm kayıt ve belgeleri düzenlemek,
·
Kamu güvenliğine
ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat gereği kamu görevlilerine bilgi
verebilmek,
·
Vatandaşlarımızın
memnuniyetini artırmak, çeşitli kamusal faaliyetlerde kullanabilmek ve bu
kapsamda anlaşmalı kuruluşlar aracılığıyla elektronik ortamda ve/veya fiziki
ortamda anketler düzenlemek,
·
Vatandaşlarımıza
öneri sunabilmek, hizmetlerimizle ilgili vatandaşlarımızı bilgilendirebilmek,
·
Hizmetlerimiz ile
ilgili şikâyet, istek ve önerilerini değerlendirebilmek,
·
Evlilik, sosyal
yardımlaşma, etkinlikler, cenaze işlemleri vb. belediyecilik faaliyetlerini
yürütebilmek,
·
Yasal
yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve yürürlükteki mevzuattan doğan hakları
kullanabilmek,
·
İnternet
ortamında vatandaşlarımıza daha iyi bir etkileşim sağlamak,
·
Eğitim
faaliyetleri kapsamında spor okullarına, etüt merkezleri ve diğer kurslar için
kayıt yapabilmek,
·
Kreşlerde
çocuklarımızın ve velilerin bazı kişisel verileri iletişim kurabilmek,
·
Sosyal
yardımlarda yurttaşların ihtiyaçlarını belirleyebilmek ve gerekli hallerde
sosyal yardım alacak yurttaşları belirleyebilmek,
·
Web sitesi/mobil
uygulamalar üzerinden sitemizi kullananlar “çerez politikası” gereği IP adresi
ve benzeri bilgileri toplayabilmek,
·
İş
başvurularınızı, staj başvurularınızı değerlendirebilmek,
·
Kurumumuzla iş
amaçlı bağı bulunanların kişilerin iletişim amacıyla adres ve iletişimi
gerçekleştirebilmek,
·
İş akitlerimizin,
sözleşmelerin koşulları, güncel durumu ve güncellemeler ile ilgili
müşterilerimiz ile iletişime geçmek, gerekli bilgilendirmeleri yapabilmek,
·
Çalışanlarımızın
iş sağlığı ve güvenliği kapsamında elde edilen sağlık bilgisi sonuçları sadece
iş sağlığı ve güvenliği kapsamında yasalara uygun olarak veri toplamak,
·
Sendikal haklarla
ilgili olarak çalışanların lehine olacak şekilde sendikal haklardan
çalışanlarımızın faydalanmasını sağlamak,
·
İş birliği, ortak
iş yapma, tedarik ve taşeronluk iş ve işlemleri sırasında kullanmak,
·
Sözleşmelerle
ilgili yükümlülükleri yerine getirebilmek,
·
Yasal
yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve yürürlükteki mevzuattan doğan
haklarımızı kullanabilmek,
·
Dolandırıcılık ve
diğer yasa dışı faaliyetlerin önüne geçebilmek,
·
Hizmet
binalarımız, parklarımız içinde güvenlik kameraları marifetiyle bina, tesis,
park gibi yerlerde kamera görüntüleri kamu güvenliği ve iş güvenliğini
sağlayabilmek için saklanmaktadır.
3.2. İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER
Kişisel veriler;
·
İşlenmesine esas
teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
·
İşlenmesini veya
saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
·
Kişisel verileri
işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili
kişinin açık rızasını geri alması,
·
Kanunun 11 inci
maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin
silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul
edilmesi,
·
Kurumun, ilgili
kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale
getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı
yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde;
Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
·
Kişisel verilerin
saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha
uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması
durumlarında, Belediyemiz tarafından ilgili
kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir
veya anonim hale getirilir.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN
TEDBİRLER
Belediyemiz, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel
verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı
olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun
güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta,
bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. İşlenen kişisel
verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan
yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, Belediyemiz bu
durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili kişi ve birimlere haber vermektedir.
4.1 Teknik Tedbirler
Belediyemizce teknik tedbirler kapsamında:
·
Veri güvenliğini
sağlamak amacıyla bilgili ve deneyimli kişiler istihdam etmekte ve personeline
gerekli kişisel verilerin korunmasına ilişkin eğitimleri vermektedir.
·
Kurulan sistemler
kapsamında gerekli iç kontrolleri yapılmaktadır.
·
Ağ
güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
·
Çalışanlar
için yetki matrisi oluşturulmuştur.
·
Erişim yetkileri
sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
·
Erişim
logları düzenli olarak tutulmaktadır.
·
Kişisel Verilerin
tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin,
kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin
verilmekte, Kişisel Verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimlerin iz
kayıtları tutularak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere
iletilmektedir.
·
Erişim,
bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar
hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
·
Gerektiğinde
veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
·
Görev
değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri
kaldırılmaktadır.
·
Güncel
anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
·
Kişisel
veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de
sağlanmaktadır.
·
Kurum içi
periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
·
Log
kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
·
Mevcut
risk ve tehditler belirlenmiştir.
·
Taşınabilir
bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek
aktarılmaktadır.
·
Veri
işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla
denetimi sağlanmaktadır.
·
Veri
işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı
sağlanmaktadır.
4.2 İdari Tedbirler
Belediyemiz tarafından, işlenen kişisel verilerle ilgili olarak
alınan idari tedbirler aşağıda belirtildiği gibidir:
KİŞİSEL
VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İlgili
mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama
süresinin sonunda kişisel veriler, Belediyemiz tarafından re’sen veya ilgili
kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda
belirtilen tekniklerle imha edilmektedir.
5.1. Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin
ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale
getirilmesi işlemidir. Belediyemiz kişisel verilerin silinmesi
yöntemi olarak aşağıdaki yöntemlerden bir veya birkaçını kullanabilir:
Veri Kayıt Ortamı |
Açıklama |
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler |
Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren
süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların
erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını
gerektiren süre sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar
(ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz
hale getirilir. |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını
gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi
hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz
hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/ silinerek
karartma işlemi de uygulanır. |
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler |
Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden
saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından
şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme
anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır. |
5.2. Kişisel Verilerin Yok
Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel
verilerin aşağıdaki yöntemlerle hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez,
geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Belediyemiz
kişisel verilerin yok edilmesi yöntemi olarak aşağıdaki yöntemlerden bir veya
birkaçını kullanabilir:
Veri Kayıt Ortamı |
Açıklama |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını
gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri
döndürülemeyecek şekilde yok edilir. |
Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler |
Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden
saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz
haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır.
Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik
alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir. |
5.3. Kişisel Verilerin Anonim
Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi,
kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği
belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle
getirilmesini ifade eder.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş
olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından
geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt
ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması
yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle
ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
Belediyemiz, kişisel verileri anonim hale
getirmek için aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını
kullanabilir:
Yöntem |
Açıklama |
Maskeleme (Masking) |
Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini
veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi
yöntemidir |
Bölgesel Gizleme |
Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az
görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut
ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır. |
Kayıtları Çıkartma
|
Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva
eden veri satırı kayıtlar arasından çıkarılarak saklanan veriler anonim hale
getirilmektedir. |
Global Kodlama |
Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel
bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle
ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Örneğin; doğum
tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen
bölgenin belirtilmesi. |
Gürültü Ekleme |
Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin
ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya
eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. |
Kanun’un 28. maddesine uygun olarak; anonim
hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi
amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler Kanun kapsamı dışında olup, kişisel
veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.
Belediyemiz kişisel verinin silinmesi, yok
edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin re’sen karar alabilecek ve
seçmiş olduğu kategoriye göre kullanacağı yöntemi de serbestçe
belirleyebilecektir. Ayrıca Yönetmelik’in 13. maddesi kapsamında ilgili kişinin
başvuru esnasında kendisine ait kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi yahut
anonim hale getirilmesi kategorilerinden birini seçmesi halinde de ilgili
kategoride kullanılacak yöntemler konusunda Belediyemiz serbesti içinde
olacaktır.
6.BÖLÜM
SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Belediyemiz, kişisel verileri işlendikleri
amaç için 6.1’de belirtilen süreler boyunca saklar. Mevzuatta söz konusu
kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye
riayet edilir. Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler 6.1’deki
tabloda yer alan kişisel verilerin tutulması için azami süre boyunca
saklanacaktır.
Bu sürelerin sona ermesi dolayısıyla silme,
yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı durumda Belediyemiz,
bu tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verileri siler, yok
eder veya anonim hale getirir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve
anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve
söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl
süreyle saklanır.
6.1. Veri Katogorisi
Bazında Saklama
Ve İmha Süreleri Tablosu
VERİ KATEGORİSİ |
SAKLAMA SÜRESİ |
İMHA SÜRESİ |
Kimlik |
İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 101
yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
İletişim |
İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 101
yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Lokasyon |
İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 2 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Özlük |
İstihdamın sonlanmasından itibaren 101 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Hukuki İşlem |
İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 101
yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Vatandaş İşlem |
İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 101
yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
İşlem Güvenliği |
İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 2 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Risk Yönetimi |
İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10
yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Fiziksel Mekân Güvenliği |
6 Ay |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Mesleki Deneyim |
İstihdamın sonlanmasından itibaren 101 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Sendika Üyeliği |
İstihdamın sonlanmasından itibaren 15 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Sağlık Bilgileri |
101 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
İmar Planları
|
Süresiz |
- |
1/5000, 1/25000 Ve 1/50000 Ölçekli Paftalar Ve Bunların Yazışma
Dosyaları |
Süresiz |
- |
Parselasyon Plânıyla İlgili Yazışma Dosyaları |
Süresiz |
- |
Kanalizasyon Ve Atık Su İrtifak Hakkı Tesisleri İle İlgili
Yazışma Dosyaları |
Süresiz |
- |
Harita Ve Plânlar
|
Süresiz |
- |
Proje Dosyaları
|
Süresiz |
- |
İmar Mevzuatıyla İlgili Çalışmalara Ait Yazışma Dosyaları |
25 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Lojmanlarla İlgili Dosyalar
|
Süresiz |
- |
Belediyenin Gayrimenkullerine Ait Mülkiyet Dosyaları |
Süresiz |
- |
Bütçe Emanetleri Ve Emanetler Defteri (Emekli Keseneği, SSK,
Damga Vergisi, Gelir Vergisi, KDV Gibi Konuların İşlendiği Defterler) |
45 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Ruhsat İşlemleri Dosyası
|
Süresiz |
- |
İl Hıfzıssıhha Kurulu Kararları
|
Süresiz |
- |
Mahalli Çevre Kurulu Kararları
|
Süresiz |
- |
Bulvar, Cadde Ve Sokak Dosyaları |
Süresiz |
- |
İl Trafik Komisyonu Kararları
|
Süresiz |
- |
Adli-İdari Dava Dosyaları-İcra Dosyaları |
15 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Aile Bilgileri |
10 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Çalışma Verisi |
10 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri |
İstihdamın sonlanmasından itibaren 101 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
İtibar Yönetimi Bilgisi |
10 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
İmzalar |
10 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Araç Bilgileri |
10 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Uyum Bilgileri |
10 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Denetim ve Teftiş |
10 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Web Sitesi Kullanım Verileri |
2 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi |
2 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Olay Yönetimi Bilgisi |
2 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
6.2. Süreç Bazında Saklama Ve İmha
Süreleri Tablosu
SÜREÇ |
SAKLAMA SÜRESİ |
İMHA SÜRESİ |
Sözleşmelerin Hazırlanması |
Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
İnsan Kaynakları Süreçlerinin |
Faaliyetin sona ermesini takiben 2 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Log Kayıt Takip Sistemleri |
2 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Ziyaretçi ve Toplantı Katılımcılarının Kaydı |
Etkinliğin sona ermesini takiben 2 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Kamera Kayıtları |
6 ay |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
Donanım ve Yazılıma Erişim Süreçlerinin Yürütülmesi |
2 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha
süresinde |
7.BÖLÜM
7.1.PERİYODİK İMHA SÜRESİ
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince
Belediyemiz, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Belediyemizde
her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
7.2. POLİTİKA’NIN VE İLGİLİ
MEVZUATIN UYGULANMASI
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması
konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama
alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk
bulunması durumunda, Belediyemiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı
bulacağını kabul etmektedir.
7.3. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI
VE SAKLANMASI
İşbu Politika’nın yürürlük tarihi 31.12.2021’dir.
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve
elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, Belediye’nin
internet sayfasında kamuya açıklanır.
7.4.POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME
PERİYODU
Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir
ve gerekli olan bölümler güncellenir. Politika’da değişiklik olması durumunda,
Politika’nın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir.